Privacyverklaring
Versie 2026-10-23Wie verwerkt je gegevens?
dotMail is een product van dotPixel. Ondernemingsnummer 1035828257; btw BE1035828257. Adres: Hofstraat 16, 2300 Turnhout, België. Contact, ondersteuning en privacyvragen: contact@dotmail.be. dotPixel is verantwoordelijk voor de verwerking voor het aanbieden en beveiligen van dotMail. Voor de inhoud van een zakelijke mailbox kan daarnaast je organisatie verwerkingsverantwoordelijke zijn.
Welke gegevens en waarom?
We verwerken account- en contactgegevens, gekoppelde mailboxinstellingen en beveiligd opgeslagen verbindingsgegevens om je aan te melden, e-mail en agenda te gebruiken en je voorkeuren te bewaren. Mailinhoud, bijlagen, contacten, agenda-afspraken, taken en Team-gegevens worden verwerkt voor de functies die je gebruikt. Beveiligingsgegevens omvatten sessies, technische foutcodes, apparaten en gemaskeerde of gehashte netwerkgegevens. Abonnementen en betalingen verwerken we om Premium te leveren en onze wettelijke administratie te voeren.
Rechtsgronden en keuzes
De uitvoering van je overeenkomst vormt de grondslag voor de mail-, agenda- en abonnementsfuncties. Wettelijke verplichtingen gelden voor onder meer de betalingsadministratie. Beveiliging, fraudepreventie en het afhandelen van verzoeken steunen waar van toepassing op ons gerechtvaardigd belang. Voor optionele AI-verwerking, externe AI-koppelingen, toestelmeldingen en toegang tot je foto’s vragen we de bijbehorende keuze of toestemming. Je kunt optionele toestemmingen intrekken in de app of toestelinstellingen; dit raakt eerdere rechtmatige verwerking niet.
Mailboxproviders en andere ontvangers
Je mailprovider ontvangt de noodzakelijke verbindingen voor je gekoppelde mailbox. Apple of Google verwerkt aankopen in hun winkel; Mollie verwerkt betalingen op onze website. Hosting- en technische dienstverleners verwerken gegevens voor de werking van dotMail. Bij een gekozen AI-functie wordt de daarvoor benodigde berichtinhoud naar de ingestelde AI-dienst gestuurd. Een gekoppelde AI-assistent ontvangt uitsluitend de door jou verleende toegang; je kunt deze toegang intrekken. De gegevensverwerking door een door jou gekozen externe provider valt ook onder diens eigen privacyinformatie.
AI-koppelingen, bijlagen en opdrachten
Een externe assistent krijgt alleen de afzonderlijke rechten en mailboxen waarvoor je toestemming hebt gegeven. Extra rechten omvatten desgewenst bijlagen lezen, bestanden uploaden, conceptbijlagen beheren, contacten en werkruimte gebruiken, en verzoeken aan dotMail AI klaarzetten. Een verzoek aan de ingebouwde AI wordt pas na jouw bevestiging verwerkt door de in de app genoemde AI-aanbieder. Het resultaat kan daarna door de externe koppeling die het verzoek indiende worden gelezen. Documentinhoud geeft op zichzelf geen toestemming om acties uit te voeren.
Bestanden en opdrachtgeschiedenis
MCP-uploads en opdrachtinhoud worden versleuteld opgeslagen. Losse uploads verlopen na 24 uur en worden door de onderhoudstaak verwijderd. Bijlagen van actieve concepten blijven beschikbaar; bestanden van verzonden of afgewezen concepten worden na zeven dagen opgeruimd. Afgeronde, afgewezen, mislukte of onderbroken AI-verzoeken worden na 90 dagen opgeruimd. Verzoeken die nog op jouw beoordeling wachten blijven bewaard tot beoordeling of accountverwijdering. Je kunt losse uploads eerder verwijderen via de gekoppelde assistent. Accountverwijdering wist deze eigen gegevens volgens de verwijderprocedure.
Voorvertoningen in pushmeldingen
Je kiest per telefoon een algemene melding, afzender, onderwerp of ook een kort tekstfragment. Bij een uitgebreide voorvertoning worden die gekozen berichtgegevens via de Expo-pushdienst en Apple of Google verwerkt voor aflevering op je toestel. De voorvertoning kan op je vergrendelscherm verschijnen afhankelijk van je toestelinstellingen. Je kunt deze keuze bij Pushmeldingen wijzigen of meldingen uitschakelen.
AI en internationale verwerking
AI en externe assistenten zijn optioneel en vallen onder Premium na een toepasselijke proefperiode. Controleer AI-uitvoer voordat je haar gebruikt. Afhankelijk van de gekozen mail-, AI- of betaaldienst kan verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden. Vraag via contact@dotmail.be informatie over de bij jullie gebruikte diensten, doorgiften en toepasselijke waarborgen. We doen geen algemene belofte over het trainings- of bewaarbeleid van een externe AI-provider.
Op je toestel en externe afbeeldingen
De app bewaart de sessiesleutel in de beveiligde toestelopslag. Om de mailbox sneller te tonen kan de app een versleutelde lijst met maximaal viermaal 25 berichtkoppen op dit toestel opslaan; deze bevat geen berichtinhoud. Een opgeslagen lijst wordt maximaal drie dagen als voorvertoning gebruikt. De sleutel is aan dit toestel gebonden en de lijst wordt bij afmelden verwijderd. Geopende berichtinhoud wordt voor de weergave in het werkgeheugen verwerkt. Je bepaalt in Instellingen of externe afbeeldingen worden geladen. Daardoor kan je toestel contact maken met de server van een afzender. Lokale agendaherinneringen tonen generieke tekst zonder afspraakinhoud. De inhoud van pushmeldingen volgt je gekozen voorvertoning, zoals hierboven beschreven.
Bewaren en verwijderen
We bewaren gegevens zolang ze nodig zijn voor de gekozen dienst, beveiliging, een lopend verzoek of een wettelijke verplichting. Je kunt je hele dotMail-account in de app laten verwijderen. Nieuwe toegang stopt onmiddellijk. Een verwerking die al was begonnen kan nog worden afgerond; reeds verzonden mail kan niet worden teruggehaald. Een automatische verwerking wist je eigen appgegevens en een eventuele eigen door dotMail gehoste mailbox. Bij storingen kan die verwerking langer duren; de ontvangstpagina toont de status. Mailboxen bij andere providers worden niet verwijderd. Financiële gegevens die wettelijk moeten worden bewaard en minimale beveiligings- en verwijderingsregistraties blijven apart bewaard. Een gehashte identificatie voorkomt tot maximaal 90 dagen dat een verwijderd account ongemerkt opnieuw wordt aangemaakt. Na afgeronde verwijdering kun je met nieuwe instemming uitdrukkelijk een nieuw account registreren. Reeds gemaakte serverback-ups kunnen gegevens bevatten totdat de voor die back-up geldende bewaartermijn afloopt; teruggezette gegevens moeten opnieuw aan de verwijderingsregistratie worden getoetst.
Jouw rechten en contact
Je kunt verzoeken om inzage, correctie, wissing, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar, voor zover de wettelijke voorwaarden gelden. Stuur je verzoek naar contact@dotmail.be; vermeld geen wachtwoorden of verificatiecodes. We kunnen je identiteit controleren. Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. dotMail neemt geen besluiten met rechtsgevolgen uitsluitend op basis van AI-uitvoer.